Niniejsza Polityka Prywatności opisuje, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe użytkowników korzystających z serwisów tworzących system Bookowo — w tym z platformy Bookowo Stories (stories.bookowo.pl), warsztatu pisarskiego Bookowo Studio (app.bookowo.pl) oraz platformy współpracy Bookowo Hub (hub.bookowo.pl). Zależy nam, byś wiedział, jakie dane zbieramy, po co i jakie masz w związku z tym prawa.
Dokument sporządzono zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych i ustawą Prawo telekomunikacyjne.
Administratorem danych jest Jakub Styczyszyn, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą WOEM Jakub Styczyszyn (dalej: „Bookowo”, „my” lub „Administrator”). Pełne dane rejestrowe znajdziesz w sekcji „Administrator danych”.
Polityka jest wspólna dla wszystkich serwisów systemu Bookowo. Odrębności dotyczące konkretnej subdomeny — w szczególności dodatkowe kategorie danych właściwe dla Bookowo Stories, Bookowo Studio i Bookowo Hub — opisano w sekcjach 5–7 oraz w regulaminie danego serwisu.
WOEM Jakub Styczyszyn
ul. Łęczycka 4/3, 53-632 Wrocław
NIP: 8992856339
Kontakt: kontakt@bookowo.pl
We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących Ci praw możesz skontaktować się z nami pod adresem kontakt@bookowo.pl.
Administrator jest administratorem danych osobowych we wszystkich serwisach systemu Bookowo, w tym danych wprowadzanych do Bookowo Hub przez organizacje (wydawnictwa, self‑publisherów, autorów). Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych — kontakt w sprawach ochrony danych odbywa się bezpośrednio z Administratorem pod wskazanym adresem e-mail.
Serwisy bookowo.pl, app.bookowo.pl, stories.bookowo.pl oraz hub.bookowo.pl stanowią jeden, zintegrowany system informatyczny prowadzony przez tego samego Administratora. Korzystają ze wspólnego mechanizmu logowania (pojedyncze konto użytkownika) oraz wspólnej infrastruktury bazodanowej.
Oznacza to, że Twoje dane mogą być współdzielone pomiędzy tymi serwisami w zakresie niezbędnym do świadczenia usług — na przykład jedno konto pozwala korzystać ze wszystkich serwisów, a Twój profil, ustawienia prywatności i preferencje są spójne w całym systemie. Współdzielenie odbywa się wyłącznie w ramach jednego Administratora i nie stanowi udostępnienia danych podmiotom trzecim.
Na Twoje wyraźne żądanie (np. funkcja importu opowiadania ze Stories do app.bookowo.pl, aktualizacja opowiadania z app.bookowo.pl lub zgłoszenie tekstu wydawnictwu w Bookowo Hub) treści i wskazane dane mogą być kopiowane lub przekazywane pomiędzy serwisami systemu. Następuje to wyłącznie po Twojej akcji i obejmuje wyłącznie wskazane przez Ciebie treści.
Poszczególne serwisy pełnią różne funkcje (katalog i oceny książek, warsztat pisarski, publikacja opowiadań w Bookowo Stories, platforma współpracy z wydawnictwami w Bookowo Hub), lecz łączy je wspólny cel: budowa uczciwej, powiązanej społeczności czytelniczo‑wydawniczej. Zakres danych faktycznie przetwarzanych zależy od tego, z których funkcji korzystasz.
Zakres danych zależy od sposobu korzystania z serwisu. Przetwarzamy następujące kategorie danych:
W ramach platformy Bookowo Stories przetwarzamy dodatkowo dane niezbędne do publikacji opowiadań, funkcji czytniczych i statystyk dla autorów:
Statystyki czytania służą autorom i rozwojowi serwisu. Zbieramy je w sposób minimalny — bez adresu IP w sesjach czytania i bez zbierania daty urodzenia przy bramce 18+.
Serwis app.bookowo.pl to warsztat pisarski: zestaw prywatnych narzędzi do pisania, redakcji, korekty, składu i przygotowania publikacji. W związku z korzystaniem z niego przetwarzamy dodatkowo:
Treści w app.bookowo.pl są domyślnie prywatne: dostęp do nich masz wyłącznie Ty oraz osoby, które sam(a) zaprosisz (współpracownicy, beta czytelnicy). Nie publikujemy ich, nie przeglądamy prewencyjnie ani nie wykorzystujemy do innych celów niż świadczenie usługi.
Zapraszając współpracownika, podajesz jego adres e-mail. Przetwarzamy go w prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — wyłącznie w celu doręczenia zaproszenia, obsługi odpowiedzi na nie i realizacji współpracy. Podając cudzy adres, potwierdzasz, że jesteś uprawniony(-a) do jego przekazania. Osoba zaproszona może odrzucić zaproszenie; zaproszenie można też w każdej chwili cofnąć.
Funkcje językowe serwisu — sprawdzanie poprawności (LanguageTool), analiza morfologiczna, sprawdzanie pisowni, przygotowanie składu — działają w całości na infrastrukturze Administratora. Twój tekst nie jest w ramach tych funkcji przekazywany żadnym podmiotom trzecim.
Serwis hub.bookowo.pl to platforma współpracy i zarządzania relacjami (CRM) dla wydawnictw, self‑publisherów i autorów. Korzystanie z niego wiąże się z przetwarzaniem dodatkowych kategorii danych — zależnie od tego, czy działasz jako autor, czy w ramach organizacji.
Aby uzyskać dostęp do danych osobowych użytkowników Bookowo, organizacja przechodzi weryfikację. Przetwarzamy wówczas dane identyfikujące podmiot: NIP, KRS, numer telefonu, adres e-mail oraz treść wniosku. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej dane te mogą stanowić dane osobowe. Służą wyłącznie potwierdzeniu tożsamości i uprawnień organizacji.
Organizacje mogą wprowadzać do serwisu własne dane relacyjne — w szczególności kontakty i notatki dotyczące book‑influencerów, autorów zewnętrznych i partnerów, statusy współprac, stawki, treść wiadomości. Mogą też pobierać publicznie dostępne statystyki profili w mediach społecznościowych (Instagram, TikTok, YouTube) za pośrednictwem zewnętrznego dostawcy (zob. sekcja „Odbiorcy danych”).
Część danych w Bookowo Hub może dotyczyć osób, które nie mają konta w Bookowo (np. influencerów), i pochodzić z publicznie dostępnych profili w mediach społecznościowych lub być wprowadzana ręcznie przez organizacje. Jeżeli Twoje dane trafiły do serwisu w ten sposób, przetwarzamy je jako administrator w celu obsługi funkcji CRM na zlecenie organizacji korzystającej z serwisu, w oparciu o prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia oraz sprzeciwu — napisz na kontakt@bookowo.pl. Organizacja wprowadzająca lub pobierająca takie dane odpowiada za posiadanie podstawy prawnej i realizację obowiązków wobec osób, których dane dotyczą.
Serwis umożliwia przechowywanie dokumentów (PDF, DOC, DOCX) — m.in. umów współprac oraz materiałów propozycji. Pliki umów przechowujemy poza obszarem publicznie dostępnym i udostępniamy wyłącznie uprawnionym członkom organizacji.
Treść i metadane wiadomości wymienianych w serwisie (w wątkach organizacja–autor, obsługa naborów i współprac) przetwarzamy w celu świadczenia usługi komunikacji.
Każdy odczyt danych osobowych użytkowników Bookowo przez organizację jest rejestrowany (kto, kiedy, czyich danych dotyczył) i objęty dziennymi limitami. Dostęp jest możliwy wyłącznie dla organizacji zweryfikowanych. Mechanizmy te służą bezpieczeństwu, rozliczalności i wykrywaniu nadużyć.
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Założenie i prowadzenie konta, świadczenie usług serwisu (logowanie, publikacja opowiadań i treści, warsztat pisarski, funkcje platformy Hub, funkcje społecznościowe i czytnicze) | art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy (świadczenie usług na podstawie Regulaminu) |
| Wyświetlanie i przetwarzanie treści tworzonych przez użytkownika (opowiadania, komentarze, oceny, grafiki, propozycje) | art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes (funkcjonowanie serwisu) |
| Statystyki czytania i panel autora (sesje czytania, doczytania, statystyki dzieł) | art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes (dostarczanie autorom danych o odbiorze i rozwój serwisu) |
| Obsługa organizacji, zespołu i ról w Bookowo Hub | art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy |
| Weryfikacja organizacji (NIP, KRS, dane kontaktowe) | art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny (m.in. rozliczalność); art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes (ochrona danych użytkowników, przeciwdziałanie nadużyciom) |
| Skauting: prezentacja zagregowanych statystyk publicznych dzieł Stories organizacjom | art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes (umożliwienie współpracy autor–wydawnictwo), z możliwością sprzeciwu / wyłączenia |
| Wyszukiwarka czytelników — udostępnianie zweryfikowanym organizacjom danych czytelników, którzy wyrazili zgodę na kontakt | art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda czytelnika (odwoływalna w ustawieniach) |
| Zgłoszenie tekstu wydawnictwu (intake / propozycja autora) | art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda autora (potwierdzana przy zgłoszeniu); art. 6 ust. 1 lit. b — czynności zmierzające do zawarcia umowy |
| Funkcje CRM organizacji (kontakty, notatki, dane z profili publicznych, statystyki social media) | art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes (prowadzenie relacji biznesowych organizacji na rynku książki) |
| Rejestr dostępu do danych osobowych i limity odczytów (audyt w Bookowo Hub) | art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes (bezpieczeństwo i rozliczalność); art. 5 ust. 2 RODO |
| Świadczenie funkcji AI na żądanie (przetworzenie tekstu po świadomym użyciu funkcji oznaczonej „AI” w Bookowo Studio) | art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy (funkcja uruchamiana wyłącznie przez użytkownika) |
| Obsługa zaproszeń do współpracy i zespołu (adres e-mail osoby zapraszanej, role i zakres dostępu) | art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes (realizacja współpracy zainicjowanej przez użytkownika) |
| Komunikacja e-mail o charakterze technicznym i serwisowym (weryfikacja konta, reset hasła, powiadomienia, digesty i przypomnienia dla organizacji) | art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes |
| Statystyka, analityka i marketing (Google Analytics, Meta) | art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda (wyrażana w banerze cookies) |
| Bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć, obsługa zgłoszeń i moderacja | art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes |
Twoje dane mogą być powierzane zaufanym podmiotom, które przetwarzają je w naszym imieniu, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług i na podstawie umów powierzenia:
| Podmiot | Zakres i cel |
|---|---|
| Hostinger (VPS) | Hosting serwisu i przechowywanie danych. Serwery na terenie Litwy (UE). |
| Resend | Wysyłka wiadomości transakcyjnych (weryfikacja konta, reset hasła, powiadomienia, digesty). Podmiot z siedzibą w USA — zob. sekcja o transferze danych poza EOG. |
| Apify | Pobieranie publicznie dostępnych statystyk profili w mediach społecznościowych (Instagram, TikTok, YouTube) na żądanie organizacji w Bookowo Hub. Podmiot z siedzibą w USA — zob. sekcja o transferze danych. |
| Google (Analytics, Fonts) | Analityka ruchu (za zgodą) oraz dostarczanie krojów pism. Zob. sekcje o transferze danych i cookies. |
| Meta Platforms | Narzędzia analityczne i marketingowe (za zgodą). Zob. sekcje o transferze danych i cookies. |
| Google (Gemini), OpenAI, Anthropic | Dostawcy modeli AI. Otrzymują wyłącznie tekst przekazany świadomym użyciem funkcji oznaczonej „AI” w Bookowo Studio — zob. sekcja „Funkcje sztucznej inteligencji”. Podmioty z siedzibą w USA — zob. sekcja o transferze danych. |
| Zweryfikowane organizacje (wydawnictwa, self‑publisherzy) w Bookowo Hub | W zakresie i na zasadach opisanych w sekcji „Udostępnianie danych organizacjom w Bookowo Hub”. Autor / czytelnik decyduje, kiedy i jakie dane są udostępniane. |
Dane mogą być również udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom państwowym), jeżeli wystąpią z takim żądaniem w oparciu o obowiązujące przepisy.
Część treści, które publikujesz (opublikowane opowiadania, komentarze, publiczne elementy profilu, wpisy statusowe), jest widoczna publicznie dla innych użytkowników — zgodnie z charakterem serwisu oraz Twoimi ustawieniami.
Zasada jest prosta: nie wysyłamy Twoich tekstów do systemów AI bez Twojej wyraźnej akcji.
Do zewnętrznych modeli AI trafia wyłącznie tekst przekazany przez Ciebie świadomym użyciem funkcji oznaczonej dopiskiem „AI” (np. przycisku). Funkcje te występują w Bookowo Studio (app.bookowo.pl); Bookowo Hub nie korzysta z funkcji AI. Korzystanie z serwisów bez używania tych funkcji oznacza, że żadna Twoja treść nie ma kontaktu z systemami AI. Aktualnie funkcje te obejmują w szczególności:
Przekazywany jest wyłącznie sam tekst — bez Twojego adresu e-mail, identyfikatorów konta ani innych danych profilowych. Dostawcami modeli są, zależnie od funkcji: Google (Gemini), OpenAI oraz Anthropic. Zgodnie z warunkami usług API tych dostawców treści przesyłane interfejsem programistycznym nie są wykorzystywane do trenowania ich modeli. Dostawcy ci mają siedziby w USA — transfer odbywa się na zasadach opisanych w sekcji o przekazywaniu danych poza EOG.
Wynik działania AI ma charakter propozycji; decyzja o jego wykorzystaniu należy zawsze do Ciebie.
Bookowo Hub umożliwia organizacjom (wydawnictwom, self‑publisherom) dostęp do wybranych danych w celu nawiązania współpracy na rynku książki. Odbywa się to w trzech rozłącznych trybach, o różnych podstawach prawnych i zakresie:
Aby ułatwić autorom nawiązanie współpracy, zagregowane statystyki publicznie opublikowanych dzieł w Bookowo Stories (m.in. wyświetlenia, tempo wzrostu, gatunek) — powiązane z pseudonimem i handle autora oraz tytułem — mogą być prezentowane organizacjom w module skautingu. W tym trybie nie przekazujemy danych identyfikujących Cię jako osobę fizyczną (np. adresu e-mail). Podstawą jest uzasadniony interes; możesz w każdej chwili wyłączyć przekazywanie statystyk swoich dzieł w ustawieniach konta (działa na przyszłość).
Zweryfikowane organizacje mogą wyszukiwać czytelników Bookowo, którzy wyraźnie wyrazili zgodę na kontakt ze strony wydawnictw. Bez tej zgody Twój profil nie jest widoczny w wyszukiwarce. Zgodę włączasz i wyłączasz samodzielnie w ustawieniach; wyłączenie działa na przyszłość.
Jeżeli wyrazisz zgodę, organizacja może zobaczyć: Twoją nazwę wyświetlaną i pseudonim (handle), publiczne odnośniki do mediów społecznościowych podane w profilu oraz statystyki czytelnicze istotne dla dopasowania (np. przeczytani autorzy, kategorie, aktywność recenzencka). Nie udostępniamy w tym module Twojego adresu e-mail — kontakt organizacja nawiązuje kanałami, które sam(a) udostępniłeś(-aś).
W ramach obsługi zgłoszeń i naborów zweryfikowane organizacje mogą uzyskać dostęp do danych kontaktowych niezbędnych do prowadzenia współpracy (np. w związku ze zgłoszeniem tekstu przez autora lub zgłoszeniem się recenzenta do naboru) — w zakresie wynikającym z danej czynności i zainicjowanym przez Ciebie.
Dostęp do danych osobowych w powyższych trybach mają wyłącznie organizacje zweryfikowane, każdy odczyt jest logowany, obowiązują dzienne limity, a organizacje są regulaminowo zobowiązane wykorzystywać dane wyłącznie w celu nawiązania współpracy i zaprzestać po cofnięciu przez Ciebie zgody.
Co do zasady dane przechowujemy i przetwarzamy na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (serwer na Litwie). Niektórzy dostawcy usług mają jednak siedzibę poza EOG — w szczególności Resend, Apify, Google, Meta Platforms, OpenAI i Anthropic (Stany Zjednoczone).
W takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie mechanizmów zapewniających odpowiedni poziom ochrony przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub — w przypadku podmiotów uczestniczących — ram ochrony danych UE–USA (Data Privacy Framework).
Serwisy Bookowo korzystają z plików cookies oraz podobnych technologii. Cookies to niewielkie pliki zapisywane na Twoim urządzeniu, pełniące różne funkcje — od niezbędnych do działania serwisu po analityczne i marketingowe.
Przy pierwszej wizycie prezentujemy baner zgody na cookies, w którym decydujesz, które kategorie akceptujesz. Narzędzia analityczne i marketingowe (Google Analytics, Meta) nie są uruchamiane przed wyrażeniem zgody. Swoje wybory możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać na stronie /prywatnosc — dostępnej pod tym adresem w każdym z naszych serwisów (wybór obowiązuje we wszystkich subdomenach).
Dla prawidłowego działania i wyglądu serwisu korzystamy również z zasobów dostarczanych przez podmioty zewnętrzne, m.in. Google Fonts. Wczytanie niektórych z tych zasobów może wiązać się z przekazaniem Twojego adresu IP do ich dostawców na zasadach określonych w ich politykach prywatności.
W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługują Ci następujące prawa:
Aby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@bookowo.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
W każdej chwili możesz zażądać usunięcia konta — samodzielnie za pomocą funkcji w ustawieniach (gdy jest dostępna) lub pisząc na kontakt@bookowo.pl. Konto jest wspólne dla całego systemu Bookowo, więc jego usunięcie obejmuje wszystkie serwisy systemu.
Usunięcie konta poprzedza okres 14 dni, w trakcie którego możesz cofnąć decyzję. Po jego upływie proces staje się nieodwracalny.
W serwisach, w których treści należą do Ciebie (Bookowo Stories, Bookowo Studio), po trwałym usunięciu konta usuwamy Twoje dane osobowe oraz powiązane z kontem treści — w tym opublikowane opowiadania i rozdziały, projekty, komentarze, reakcje, zakładki, listy, wpisy statusowe, wiadomości prywatne oraz dane profilu. Kopie zapasowe są usuwane w toku rutynowych procesów utrzymaniowych.
W Bookowo Hub, ze względu na charakter współpracy między podmiotami, po usunięciu konta anonimizujemy powiązane z nim dane osobowe (m.in. w zgłoszeniach, propozycjach, wpisach influencerów i autorów, na watchlistach i w notatkach), odpinając identyfikatory tożsamości; rekordy o charakterze statystycznym mogą pozostać bez danych osobowych. W rejestrze dostępu do danych pozostaje wyłącznie identyfikator zdarzenia, co jest niezbędne do wykazania rozliczalności.
Jeżeli usuwasz konto będące właścicielem organizacji, w której działają inni członkowie, własność organizacji zostaje przeniesiona na innego uprawnionego członka, aby zapewnić ciągłość jej działania; organizacja bez pozostałych członków może zostać usunięta.
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane: szyfrowaną transmisję (HTTPS), przechowywanie haseł wyłącznie w postaci zahaszowanej, kontrolę dostępu do infrastruktury, ochronę przed atakami (m.in. tokeny bezpieczeństwa dla żądań), rejestrowanie i limitowanie dostępu do danych osobowych w Bookowo Hub oraz bieżące aktualizacje zabezpieczeń.
Mimo stosowanych zabezpieczeń żaden sposób przesyłania i przechowywania danych nie jest w 100% niezawodny. Dbaj o bezpieczeństwo swojego hasła i nie udostępniaj go osobom trzecim.
Z serwisu mogą korzystać osoby, które ukończyły 13 lat. Korzystanie przez osoby poniżej 16. roku życia wymaga zgody rodzica lub opiekuna prawnego. Zakładając konto, osoba niepełnoletnia poświadcza, że posiada taką zgodę.
Zakładanie i prowadzenie organizacji typu wydawnictwo lub self‑publisher w Bookowo Hub zarezerwowane jest dla osób pełnoletnich posiadających pełną zdolność do czynności prawnych.
Treści oznaczone jako 18+ są dostępne wyłącznie po potwierdzeniu pełnoletności (bramka wieku) i nie są udostępniane osobom, które jej nie potwierdziły. Jeżeli poweźmiemy informację, że dane osoby poniżej 16. roku życia były przetwarzane bez wymaganej zgody, podejmiemy działania w celu ich usunięcia.
Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę — np. w związku z rozwojem serwisu, zmianą przepisów lub nowymi funkcjami. O istotnych zmianach poinformujemy w serwisie lub e-mailem. Aktualna wersja wraz z datą wejścia w życie jest zawsze dostępna w serwisie.
WOEM Jakub Styczyszyn
ul. Łęczycka 4/3, 53-632 Wrocław
E-mail: kontakt@bookowo.pl